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Les renseignements personnels recueillis par l’Office québécois de la langue française et la Commission de toponymie sont traités en conformité avec la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Ils sont assujettis aux règles de collecte, d’utilisation, de communication (avec ou sans consentement), de conservation et de destruction des renseignements personnels prévues dans cette loi.
L’Office et la Commission déploient les moyens nécessaires afin de mettre en place les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements qu’ils détiennent en tenant compte de leur nature et de leur sensibilité. Ces mesures respectent les exigences légales ainsi que les meilleures pratiques dans le domaine de la sécurité.
Collecte de renseignements dans le cadre de la prestation de services en ligne
Dans le cadre de leur prestation électronique de services, l’Office et la Commission collectent des renseignements personnels nécessaires au traitement de votre dossier, à l’application des lois ou à l’administration de programmes. La collecte de renseignements se fait notamment par l’entremise de formulaires électroniques sur les sites Web de l’Office et de la Commission ou par l’entremise de courriels sécurisés.
Les renseignements recueillis, comme votre nom, votre prénom, votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel, permettent à l’Office et à la Commission de :
- vous identifier afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels;
- vous contacter ou vous transmettre de l’information;
- traiter votre dossier ou votre demande.
Ne pas fournir les renseignements personnels nécessaires au traitement de votre dossier ou de votre demande peut vous empêcher d’avoir accès aux services de l’Office et de la Commission.
Seuls les membres du personnel de l’Office et de la Commission préalablement autorisés peuvent consulter vos renseignements si cette consultation est jugée nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Par exemple, une conseillère ou un conseiller en francisation pourrait, selon la situation, accéder à vos renseignements.
Par ailleurs, les informations recueillies par l’Office et la Commission peuvent être communiquées à certaines personnes ou organisations sans votre consentement lorsque la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels le permet.
Utilisation de témoins
L’Office et la Commission utilisent des fichiers témoins (cookies, en anglais) pour optimiser votre expérience sur leurs sites Web. Les témoins sont de petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur qui servent à stocker de l’information et à faciliter votre navigation. Ils ne permettent cependant pas de vous identifier personnellement.
Certains de ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement des sites, alors que d’autres servent à collecter des statistiques et à améliorer les services de l’Office et de la Commission.
Témoins essentiels (obligatoires)
Les témoins essentiels servent à organiser et à afficher les pages des sites Web de l’Office et de la Commission de façon optimale en tenant compte de vos préférences. Ces témoins contribuent à rendre un site Web utilisable et sécuritaire en activant des fonctions de base comme celles associées à des formulaires. Un site Web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins. Ils sont donc obligatoires.
Témoins de suivi
Les témoins de suivi, tels que ceux de Google Analytics et de Google Tag Manager, servent à repérer des problèmes ainsi qu’à recueillir des informations et des statistiques sur les habitudes d’utilisation des contenus Web. L’Office et la Commission procèdent à l’analyse de ces données dans le but d’améliorer le fonctionnement de leurs sites Web. Ces données anonymes peuvent être conservées à l’extérieur du Québec et aussi être partagées sur des comptes comme Google Ads et Google Search Console.
Les renseignements recueillis sont notamment :
- l’adresse IP tronquée de votre ordinateur (l’adresse IP est modifiée, ce qui empêche de vous relier à celle-ci);
- le nom de la région ou de la municipalité associée à l’adresse IP;
- le nom de votre fournisseur de services Internet;
- le nom de votre système d’exploitation (ex. : Mac OS, Windows, etc.);
- le type, la langue ou la version de votre navigateur ainsi que d’autres données relatives à celui-ci (ex. : Chrome, Safari, Edge, etc.);
- les pages consultées sur les sites Web de l’Office et de la Commission, la séquence de consultation, les interactions dans la page, ainsi que la date, l’heure, la durée et la fréquence des visites et des activités;
- le point d’origine, c’est-à-dire le point à partir duquel s’est opérée votre redirection vers les sites Web de l’Office et de la Commission (ex. : bannière, courriel, réseau social, site Web, etc.).
Dans le but d’améliorer l’expérience utilisateur sur leurs sites Web, l’Office et la Commission peuvent, lors de vos visites sur leurs sites, collecter des informations au moyen d’autres outils, comme des balises Web.
Par ailleurs, il vous est possible de choisir vos témoins dans la fenêtre prévue à cet effet. Il vous est également possible de les paramétrer dans le navigateur que vous utilisez dans la section Confidentialité.
Liens vers d’autres sites
Les sites de l’Office et de la Commission proposent des liens menant vers des sites externes gouvernementaux, québécois ou autres, de même que vers des sites d’organismes privés. Il est à noter que l’Office et la Commission ne sont pas responsables du contenu de ces sites ni des pratiques de ceux-ci relatives à la vie privée.
Plainte, question ou demande d’accès ou de rectification
Pour formuler une plainte ou une question relative à cette politique de confidentialité ou pour soumettre une demande d’accès ou de rectification touchant vos renseignements personnels, vous devez transmettre une demande à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
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